К.п.н. Сергеева Л.В.

Тольяттинский государственный университет, Российская Федерация

ОСОБЕННОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ ФУНКЦИЙ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ МАЛЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ

 

Задача планирования и эффективного управления предприятиями – одна из основных областей применения информационных технологий, являющихся базой автоматизированных систем управления (АСУ).

С точки зрения системного подхода, все организации весьма похожи друг на друга. В структуру каждой из них, независимо от рода деятельности, входят многочисленные подразделения, непосредственно осуществляющие тот или иной вид деятельности организации, а также дирекция, бухгалтерия, канцелярия, кадровая служба (КС) и т.д.

  История автоматизации предприятий по трем обособленным и независимым друг от друга направлениям: системы автоматизации управленческой и финансово-хозяйственной деятельности (АСУП), системы автоматизированного проектирования (САПР) и системы автоматизации технологических и производственных процессов (АСУ ТП ) имеет солидный опыт внедрения и эксплуатации информационных систем ( ИС ).

Управление человеческим капиталом в СССР носило социальную направленность и ограничивалось повышением квалификации сотрудников, планированием служебного роста сотрудников и формированием кадрового резерва. В силу отсутствия как таковой конкуренции между предприятиями в советской экономической системе функциям HR не придавалось такого значения, как в западных странах, где их развитие обуславливалось экономической необходимостью. Указанная разница в акцентах повлияла и на средства автоматизации: отечественные системы остановились на втором уровне, зарубежные же развились до третьего.

В зависимости от реализации того или иного уровня автоматизации можно достаточно условно классифицировать и непосредственно HRM-системы. Так, существуют решения, направленные исключительно на автоматизацию расчета зарплаты. Их принято называть системами первого уровня. Более развитые системы позволяют рассчитывать зарплату, формировать и вести штатное расписание, отражать движение кадров и т. д. Они относятся к системам второго уровня. Наиболее комплексные решения позволяют проводить аттестацию сотрудников, составлять «портреты» специалистов, разрабатывать индивидуальные программы их обучения и служебного продвижения и так далее. Это системы третьего уровня.

Системы управления персоналом ( HRMS ) можно рассматривать как самостоятельную задачу, так и входящую в состав ERP . Можно рассматривать три основных решения задачи авто­матизации кадровых процессов: покупка готового программного продукта (отдельного модуля или си­стемы), разработка системы под заказ на основе техзадания с учетом всех индивидуальных параметров и создание готового ПО силами собственного IT-отдела. Какой из этих вариантов в конечном итоге будет выбран и реализован, зависит, во-первых, от целей, которых организация планирует достичь с помощью автомати­зации, во-вторых, от наличия необходимых матери­альных и человеческих ресурсов.

С одной стороны третий вариант могут позволить себе реализо­вать компании, которые обладают одновре­менно и значительными материальными ресурсами, и хорошей собственной IT-базой, имеют в штате высококвалифицированных и опытных программистов–разработчиков, а, с другой, к нему прибегают кадровые службы на малых предприятиях, автоматизация которых отложена “на потом”.

Целе­сообразность внедрения высоко­уровневой ИС в значительной степени зависит от масштаба ком­пании. Если численность персонала не превышает 50 человек, исполь­зование сложных HRM-модулей не оправданно. Нельзя сбрасывать со счетов тот факт, что область управления персоналом всегда автоматизи­руется «по остаточному принципу» – сначала идут финансы, затем основные процессы и только потом – функ­ции кадрового учета и управления человеческим ресурсом. В любой организации требуется вести учет кадров, хранить сведения из личных карточек работников, обрабатывать и выводить их на печать, планировать штатное расписание с формированием должностных инструкций. На малых предприятиях автоматизация основных функций по учёту и контролю выполняется специалистами по управлению персоналом часто на базе тех офисных приложений, которые обеспечивают информатизацию кадровых процессов и могут значительно повысить качество кадрового учета.

  Многие эксперты сравнивают современные HRM-системы, разработанные на основе индивидуально­го техзадания под конкретного клиента, со своего рода конструктором, где из отдельных «кубиков» собираются рабочие места, заранее определяются формы отчетов, таблиц и т.п.

Эффективное управление кадровой службой возможно только при наличии достоверной и полной информации о персонале. Актуальность информации, ее точность и своевременность обеспечиваются путем единой базы КС, поэтому должна быть решена проблема, связанная с организацией и проектированием ее информационного обес­печения.

Информационное обеспечение представляет собой единую систе­му классификации и кодирования информации, унифицирован­ную систему документации, схемы информационных потоков, циркулирующих в экономической системе, а также методологию построения, состав и содержание баз данных.

Информационное обеспечение системы управления персоналом – совокупность единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации и массивов инфор­мации, используемых в системе управле­ния персоналом.

Прежде чем попытаться выбрать существующие или создать собственную ИС , необходимо проанализировать как работает предприятие (организация). Для анализа необходимо знать не только как работает предприятие в целом и как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщикам, но и как организована деятельность на каждом рабочем месте.

Автоматизация HR-функций является наиболее трудной с технологической точки зрения, так как в данном случае автоматизированная система должна работать с трудно формализуемыми или вообще неформализуемыми параметрами, часть из которых вообще имеет прямое отношение к психологии.

Мы говорим об автоматизации рабочего места менеджера по персоналу малого предприятия, который выполняет весь перечень функций, возложенных на КС.

Основные задачи КС:

-     Работа по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильное использование работников в подразделениях предприятия.

-     Организация оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами руководителей, учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам, а также подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

-     Организация медицинского осмотра и ознакомление вновь поступающих работников с правилами внутреннего трудового распорядка; инструктаж через существующие подразделения предприятия.

-     Оформление работникам характеристик в ВУЗы, техникумы, райвоенкоматы, суды, органы МВД и т.д.

-     Подбор руководящих, инженерно-технических работников и служащих на должности номенклатуры Генерального директора и оформление необходимых документов.

-     Изучение деловых качеств ИТР , служащих и на основе чего оформление предложений руководству предприятия о выдвижении, формирование резерва для выдвижения на руководящую работу. Организация замещения по указанию Генерального директора и начальника службы управления персоналом вакантных должностей руководителей, перемещение ИТР , служащих и рабочих.

-     Заключение договоров на потребное количество специалистов, окончивших ВУЗы, техникумы, училища профтехобразования .

-     Ведение учета специалистов с высшим и среднетехническим, среднеспециальным образованием, научных работников.

-     Оформление необходимых материалов для привлечения к ответственности нарушителей трудовой дисциплины.

-     Организация табельного учета и обязательного медицинского страхования на предприятии.

-     Учёт военнообязанных, призывников; бронирование работников предприятия.

-     Подготовка документов по пенсионному страхованию и ведению персонифицированного учета в системе Государственного пенсионного страхования.

В современных условиях трудно и даже странно вести сложную, многофакторную документальную деятельность менеджера КС без автоматизации: всегда существует возможность случайной ошибки в ручном заполнении бланков; невозможно быстро справиться с большим объемом информации; сложность поиска необходимой информации.

При выполнении выпускной квалификационной работы специалистом КС ОАО «ДК «Тольятти» были автоматизированы средствами MS Excel функции учёта и контроля кадровой службы. Созданы взаимосвязанные и взаимообусловленные таблицы: «Сотрудники", "Штатное расписание", «Образование», «Личная данные», «Заработная плата», «Режим работы», «Контакты». Табельный номер сотрудника – сквозная ячейка, связывающая по гиперссылке все таблицы ( рис.1 ).

 

Рис. 1. Интерфейс автоматизированной системы кадрового учёта в MS Excel

 

При такой локальной и малозатратной автоматизации необходимо, тем не менее, предусмотреть ряд условий при внедрении:

– удовлетворенность специалистов КС предложенным методом учёта и контроля персонала;

– адаптивность применяемый методики к существующим процессам;

– осознание руководством необходимости в автоматизации КС;

– руководство должно получить максимально полное представление о мировом (и российском) опыте в области управления персоналом, основных теоретических принципах управления персоналом и з атратах на внедрение различных типов информационных HRM-систем;

– п редъявить руководству предприятия референтные модели деятельности аналогичных компаний своей отрасли;

– готовность руководства предприятия к четкой организации проекта обследования предприятия, внедрения методики, к выделению квалифицированных сотрудников для оказания помощи по внедрению предложенной методики.