К. е. н. Стеблюк Н. Ф., к. е. н. Баранець Г. В.

Дніпродзержинський державний технічний університет, Україна; ДВНЗ «Національний гірничий університет», м. Дніпропетровськ, Україна

ФОРМУВАННЯ ТА ВИКОРИСТАННЯ ІНФОРМАЦІЇ ЗА РІВНЯМИ УПРАВЛІННЯ ВИЩИМИ ЗАКЛАДАМИ ОСВІТИ

Зростання потреби в інформації, необхідної для прогнозування і планування, оцінки, контролю фінансово-господарської діяльності вищих навчальних закладів та забезпечення оптимального використання їх ресурсів, обумовлює необхідність розробки нових підходів до формування та використання інформації за рівнями управління вищими закладами освіти для прийняття обґрунтованих управлінських рішень за всіма напрямами діяльності. При цьому потрібно врахувати такі основні параметри:

· види інформації – місце облікової та аналітичної інформації у системі інформаційного забезпечення управління внутрішніми резервами;

· користувачів інформації – якісні параметри, зорієнтовані на керівництво, працівників (придатність для прийняття рішень, сприйнятливість);

· призначення інформації – якісні параметри, зорієнтовані на прийняття рішень (релевантність, надійність, порівнянність, аналітичність).

Загальні принципи формування організаційної системи управління вищими закладами освіти передбачають виділення певних рівнів управління:

· оперативний рівень – збирання вихідної інформації з джерел формування первинних аналітичних даних;

· тактичний рівень – процедури розрахунку, обробки та формування аналітичних даних;

· стратегічний рівень – використання аналітичної інформації в оцінці та контролі за діяльністю структурних підрозділів.

Реалізація цілей кожного рівня управління можлива за наявності оперативної достовірної інформації, яка накопичується у функціональних відділах і службах та використовується разом з інформацією, яка наведена в управлінській звітності. Остання повинна задовольняти потреби як стратегічного, так і поточного управління для забезпечення об’єктивної оцінки діяльності установи та кожної посадової особи. Виходячи із цього, інформаційна система підпорядкована потребам організаційної структури організації, установи і варіант її побудови можна визначити в такий спосіб: збір і передача інформації, її обробка й аналіз, вироблення на основі аналізу управлінського рішення, передача рішення і його реалізація, порівняння отриманих результатів з показниками та їхніми плановими величинами. У будь-якому випадку в інформації повинні знайти відображення зв’язки між підрозділами та показниками і процес їх формування, враховуючи принцип варіативності підходів до розробки і прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Так, перший рівень – це збір вихідної інформації у вигляді нормативних документів, наказів за джерелами формування (навчальний відділ, факультети, кафедри). На другий рівень, де здійснюється обробка і формування аналітичної інформації, надходять первинні аналітичні дані від структурних підрозділів, а також від МОНМС України у вигляді акредитаційних вимог, нормативних документів, плану асигнувань. Планово-фінансовий відділ на основі плану асигнувань і первинних даних структурних підрозділів формує проект кошторису, який розглядається керівництвом закладу (вченою радою, ректоратом). Керівництво приймає стратегічні і тактичні рішення щодо діяльності закладу. Скоригований кошторис надходить до бухгалтерії для здійснення обліку і виконання кошторису. Дані провиконання кошторису надходять до керівництва і персоналу структурних підрозділів. Варто зауважити, що у разі виникнення відхилень фактичних даних від планових, дана інформація надходить у планово-фінансовий відділ для коригування кошторису доходів і видатків установи. Інформаційна система покликана забезпечувати необхідною інформацією управлінський персонал установи і задовольняти інтереси широкого кола зовнішніх її користувачів (МОНМС, Держказначейство, податкова інспекція тощо), які отримують інформацію від вищих закладів освіти у вигляді фінансової та податкової звітностей.

Таким чином, система організаційного забезпечення вищих навчальних закладів являє собою взаємозалежну сукупність внутрішніх структурних служб і підрозділівустанови та визначає права й обов’язки (повноваження і відповідальність) на управлінських рівнях та організаційну поведінку його співробітників, які повинні не тільки забезпечувати виконання поставлених завдань, але і розробляти пропозиції для керівництва щодо підвищення ефективності формування і використання матеріально-технічних, фінансових, кадрових, інформаційних ресурсів.

Тому проектування нових і вдосконалення наявних систем управління вищим навчальним закладом у сучасних соціально-економічних умовах має ґрунтуватися на принципах:

· чіткого визначення функцій управління відповідно до основних стратегічних цілей і тактичних завдань діяльності вищих закладів освіти;

· побудови ефективної організаційної структури, що забезпечує якісне функціонування і стабільний розвиток вищого навчального закладу;

· формування конкурентоспроможного і висококваліфікованого апарату управління.