Вірьовкіна Н. М.

Східноєвропейський університет економіки і менеджменту, Україна

ЕЛЕКТРОННИЙ АРХІВ ЯК ЗАСІБ ЗБЕРІГАННЯ ТА ПОШУКУ ДОКУМЕНТАЛЬНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Інтенсивний розвиток інформаційно-телекомунікаційних технологій передбачає стрімке накопичення документів та інформаційних ресурсів з цифровими носіями. Вирішення цієї проблеми тісно пов’язане із застосуванням електронних інформаційних технологій в організації діловодних процесів на підприємствах, в установах, організаціях, органах державної влади, органах місцевого самоврядування тощо. Серед новітніх інформаційних технологій установи, підприємства важливу роль починає відігравати електронний архів. Діловодна та архівна практика засвідчує, що заміна ручних технологій на електронні, дозволяє суттєво прискорити документообіг, управління інформацією та її використання.

Одним із факторів якісно нового науково-інформаційного забезпечення розвитку економіки, культури й науки, швидкого входження України як самостійної держави у міжнародний інформаційний простір є інформатизація архівної справи та актуалізація документальних ресурсів Національного архівного фонду України. Поряд з розвитком всесвітньої мережі Інтернет цей фактор актуалізує проблему якнайширшої можливості користування документів Національного архівного фонду як складової інформаційних ресурсів держави.

Інтенсивний розвиток новітніх електронних інформаційних технологій призводить до зростання виробництва інформації в електронному вигляді та збільшення частки інформаційних матеріалів у цифрових форматах у системі документальних комунікацій установ. Актуальність впровадження та вдосконалення технології електронного архіву у діяльність архівних підрозділів державних установ, організацій та підприємств зумовлена необхідністю розв’язання проблеми постійного зберігання, оперативного пошуку й використання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів, що дуже стрімко зростають у сучасному інформаційному просторі, а також спрощення процедури забезпечення доступу до них, створення цілісної системи нормативно-методичного забезпечення цих процесів.

Метою впровадження електронного архіву в діяльність установі є: створення повного централізованого архіву документів із можливістю динамічного управління доступом до інформації; введення єдиного стандарту (технології) роботи з електронними документами у масштабі установи, що забезпечує захищеність і керованість електронним архівом; забезпечення оперативного доступу до текстових та графічних образів документів у межах визначених прав за допомогою повнотекстового пошуку та пошуку за атрибутами документа; визначення місця фізичного знаходження оригіналу документа в архівах паперових документів або у виконавця як результат пошуку в електронному архіві; організація робочих місць відповідно до сучасних високоефективних технологій колективного використання і роботи з документами; створення добірок документів, які відповідають заданим користувачем критеріям вибору; надання можливості користувачу працювати як з переліком документів, так і з окремими документами або їх фрагментами.

Побудова ефективно працюючого електронного архіву може бути забезпечена шляхом: формування нормативно-методичної бази; розробки і впровадження типових технологій архівних процесів; розробки технології надання різних видів архівних інформаційних послуг різним категоріям користувачів; розробки технології моніторингу стану архівної системи; створення ефективного механізму координації суб’єктів архівного процесу; інтеграції існуючих інформаційних ресурсів архівного процесу; вирішення питань стандартизації і технологічної узгодженості інформаційних ресурсів суб’єктів архівного процесу.

Слід відзначити, що впровадження та використання електронних архівів мають свої переваги, які полягають в наступному: безпека і конфіденційність: електронне сховище надійно захищене від несанкціонованого доступу; оперативність у роботі з документами: вирішення проблеми оперативного доступу до документів – пошук необхідного документа та його друк займають лічені секунди; надійність і постійність: всі цифрові документи з часом не руйнуються, не погіршують своїх якостей, призначених для користувача і можуть зберігатися практично вічно; режим, що розрахований на багатьох користувачів: з одними і тими ж документами при будь-якій структурі та типі локальної мережі установи одночасно можуть працювати декілька користувачів; економічна доцільність: організація електронного архіву значно дешевше ніж використання офісних приміщень під звичайний архів; віддалений доступ: після налаштування електронного архіву можливий доступу до документів співробітниками по локальній мережі або через Інтернет, якщо це передбачено внутрішніми правилами.

Висновки. Електронні архіви мають багато переваг та значно покращують роботу всієї установи в цілому. Аналізуючи викладений матеріал, можна із упевненістю сказати, що передумови архівного зберігання електронних документів вже склалися. Але завдання довгострокового збереження електронних ресурсів найтіснішим чином пов’язані з дотриманням вимог великої кількості правових норм, таких як авторське право, наявність ліцензій та ресурсів, обладнання і технологій, складання контрактів на доступ до електронних ресурсів. Це дуже важливо для архівних установ тому, що лише якісна продукція має більш високий ступінь захисту і безпеки для довгострокового збереження і надання доступу до електронних ресурсів. Також, довгострокове збереження пов’язане зі значними фінансовими видатками, що призначені на постійне оновлення обладнання і придбання тих чи інших носіїв інформації. На сьогодні невирішеною частиною проблеми залишається відсутність єдиної методики впровадження сучасних інформаційних технологій. Також актуальним є питання подальшого впровадження та вдосконалення електронного документообігу та електронного цифрового підпису на підприємствах, в установах та організаціях.