К. т. н. Наконечна О. А.

Східноєвропейський університет економіки і менеджменту, Україна

ТЕОРЕТИЧНІ ЗАСАДИ ПОБУДОВИ ТА ФУНКЦІОНУВАННЯ СИСТЕМ ДОКУМЕНТООБІГУ В ДЕРЖАВНИХ ОРГАНАХ ВЛАДИ (на базі Миронівської районної державної адміністрації)

Організація документообігу установи залежить від масштабу діяльності даної установи, її функцій, кількості ланок управління і обсягу документопотоків. У процесі державного управління інформація приймається, опрацьовується, виробляється рішення, що доводиться до виконавців, дії яких контролюються. Документаційне забезпечення управління (ДЗУ) забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. В роботі були розглянуті етапи документообігу в державних органах влади та види робіт, виконувані при опрацюванні різних типів документів.

ДЗУ охоплює три основні завдання стосовно програмних засобів автоматизації: документування; організація документообігу; систематизація архівного зберігання документів.

У Єдиній державній системі діловодства був визначений метод встановлення організаційної структури служби діловодства залежно від обсягів документообігу. Основні функції усіх підрозділів служби ДЗУ полягають в інформаційному та організаційно-технічному обслуговувані керівництва установи (керівника, його заступників, голів колегіальних органів).

В роботі представлено повний аналіз системи документообігу в Миронівській районній державній адміністрації (РДА). Діяльність апарату Миронівської РДА нерозривно пов’язана з веденням загальних видів документації і є не від¢ємною складовою частиною в управлінні державою. Більша частина інформації, яка використовується для управління Миронівської РДА фіксується в різних управлінських документах. В процесі здійснення аналізу було виявлено, що документація апарату Миронівської РДА складається й оформлюється відповідно до сучасних вимог діловодства. Було виявлено «проблемні» ділянки документообігу і оптимізації руху документів в райдержадміністрації з метою подальшої автоматизації документообігу.

Впровадження сучасних інформаційно-комунікаційних технологій у діяльність органів державної влади України має велике значення для забезпечення їх ефективної роботи, є важливою складовою розбудови в Україні інформаційного суспільства.

Найбільш ефективними напрямами використання електронних технологій у традиційному діловодстві є: підготовка документів з використанням електронних технологій; електронна передача інформації використовується для прискорення її доставки споживачам з подальшими виведенням документів на папір; електронна реєстрація надходження документів у систему.

Основними цілями впровадження електронного документообігу в РДА є: підвищення ефективності управлінської діяльності; прискорення руху документів в установі; зменшення трудомісткості опрацювання документів.

Основні технології, які забезпечують різні операції опрацювання документів: технології розпізнавання текстів, які трансформують паперові вхідні документи у електронну форму; електронний цифровий підпис; засоби передавання даних; засоби зберігання документів у електронній формі.

Електронний документообіг дає змогу створити в організації єдиний інформаційний простір, інтегруючи у інформаційний вузол всі документальні системи. На ринку представлено досить широкий спектр систем електронного документообігу. Було розглянуто кілька з найбільш розповсюджених систем: «БОСС-Референт», «ДЕЛО», «Евфрат-документооборот», OPTiMA-WorkFlow, «Megapolis.Документооборот», АСКОД.

Отже, основним технологічним рішенням, яке дасть змогу реформувати систему державного управління в Миронівській РДА у відповідності з потребами демократичних реформ та вимогами інформаційного суспільства є система електронного урядування та її складова – системи електронного документообігу АСКОД.

Автоматизована система контролю й організації діловодства (АСКОД) інтегрована з системою електронного документообігу Мегаполіс-документообіг, що функціонує в Кабінеті Міністрів України, та з системою електронного документообігу Секретаріату Президента України, яка функціонує на базі АСКОД в Службі документального забезпечення.

Базовим інформаційним об’єктом в системі АСКОД виступає реєстраційна картка документа, що дозволяє реєструвати документи, для яких існують електронні копії так і документи у паперовому вигляді.

Програмні й інформаційні засоби системи відповідають принципам гнучкості й адаптивності, що забезпечують можливість внесення змін в архітектуру їхніх окремих частин, а також зміни їхніх окремих функцій і розвиток системи відповідно новим вимогам – розширення системи іншими типами кореспонденцій, видами довідників та ін.

Рівень захисту інформації від несанкціонованого доступу відповідає вимогам відповідних нормативних документів щодо захисту інформації в органах виконавчої влади і самоврядування, що діють в Україні.

Наявність функції історії документа або моніторингу операцій над ним, дозволяє простежити дії, що проводилися над реєстраційною карткою і документом. Система забезпечує можливість криптографії і використання електронного підпису, що є необхідною умовою функціонування АСКОД у режимі безпаперового документообігу.

Можна зробити висновок, що запровадження системи електронного документообігу АСКОД в Миронівській РДА дозволить підвищити ефективність функціонування усіх складових системи державного управління: прискорити рух документів, забезпечити своєчасність їх розгляду, скоротити строки підготовки та прийняття управлінських рішень шляхом автоматизації процесів колективного створення та використання документів, підвищити якість рішень за рахунок надання виконавцю максимально повної бази документів, значно знизити витрати на розмноження, передачу і збереження копій паперових документів, а отже й підвищити ефективність роботи окремих державних службовців, так даного органу державної влади.