Джинджоян В. В., Бердніков С. В.

Дніпропетровського національного університету імені Олеся Гончара (Україна)

УДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ АСПЕКТІВ

УПРАВЛІНСЬКИХ ПРОЦЕДУР НА ПІДПРИЄМСТВІ

Дієвість розвитку системи управління підприємством передбачає оптимізацію інформаційного забезпечення. При цьому інформаційне забезпечення не обмежується лише програмним забезпеченням для автоматизації процесів, а має враховувати конструктивні принципи (право на інформацію, відвертість, доступність інформації і свобода її обміну; об’єктивність, достовірність інформації; повнота і точність інформації; законність отримання, використання, розповсюдження і збереження інформації), інформаційні потоки, які є сукупністю даних (у паперовій та електронній формах), методи та способи опрацювання, вимірювальні індикатори (що дозволяють контролювати та коригувати стан середовища, ресурси).

Рух інформації відбувається у вигляді інформаційних потоків, який є певним чином організованою сукупністю даних в умовній, документальній та інших формах, яка генерується матеріальним або фінансовим потоком як усередині, так і поза системою управління. Між інформаційними потоками, з одного боку, та матеріальними і фінансовими, що породжують відповідні потоки інформації, з іншого, не існує однозначної відповідності або синхронності за часом виникнення. У той же час інформація передбачає наявність, по-перше, джерела інформації і, по-друге, його одержувача. Процес взаємодії між ними являє собою суть інформаційного забезпечення. Іншими словами, інформаційне забезпечення системи управління підприємством є процесом задоволення потреб керівників і конкретних працівників в інформації, яка базується на застосуванні спеціальних методів і засобів її отримання, обробки, накопичення і передачі ним в зручному для користування вигляді. На нашу думку, поняття «інформаційне забезпечення» має включати: склад інформації, тобто сукупність інформаційних одиниць або інформаційних блоків (показники діяльності підприємства та індикатори, які характеризують зовнішнє середовище, документи, дані бухгалтерського обліку тощо), які необхідні для вирішення управлінських завдань; структуру інформації й інформаційних потоків та правила їх перетворення (обробки) – методи побудови і розрахунку показників (індикаторів), документів, агрегації й декомпозиції інформаційних одиниць і блоків, відповідної обробки інформації для надання її споживачеві; сукупність характеристик руху інформації, тобто кількісні оцінки потоків інформації (обсяг, інтенсивність, частота оновлення, тривалість збереження, тимчасові проміжки надходження), визначення шляхів проходження переробленої інформації у вигляді документів, побудова схем обігу інформаційних одиниць або блоків на підприємстві; результати оцінки якості інформації за наведеними вище характеристиками (релевантність, достовірність, комплексність, оперативність тощо); способи переробки інформації, а саме методи відбору, моніторингу, доставки, розподілу інформації серед користувачів, схеми забезпечення обробленою інформацією всіх елементів системи управління підприємством.

Первинною і основною стадією є пошук, моніторинг і збір даних. Від результатів цієї стадії залежить якість інформації за багатьма її характеристиками. Збір інформації в системі постійного моніторингу і зберігання даних відіграє значну роль у сукупності дій при ухваленні управлінських рішень, оскільки він пов’язаний з різною за характером і джерелами інформацією. Тому перш ніж починати поточне спостереження, для дієвості системи управління підприємством необхідно визначити мету дослідження і чітко окреслити коло питань, за якими необхідно відстежувати і накопичувати інформацію. На цьому етапі виконується збір інформації у вигляді баз даних, під якими розуміються структурно-організаційні, але аналітично необроблені масиви показників, що характеризують стан середовища функціонування системи управління підприємством.

Наступним етапом підготовки інформації є визначення аналітичної обробки і накопичення сукупності даних, які стають придатними для конкретного використання. Наявність і використання інформації дають можливості ухвалювати відповідні рішення на будь-яких рівнях управління підприємством. У ході такої попередньої обробки інформації вона проходить етап синтезу і у підсумку набуває певних переваг: відокремлені інформаційні потоки і блоки поєднуються в єдиний інформаційний потік, що дозволяє виявляти певні загрози діяльності усередині самої системи управління і визначати фактори і умови появи загроз. У разі потреби для поглибленого аналізу конкретних проблем нами рекомендовано проводити додатковий пошук інформації. Результуючими стадіями інформаційного функціонування є напрацювання і підготовка проекту рішення з виконанням необхідних розрахунків і прогнозів і, як наслідок цього, – впровадження рішення і доведення його до виконавця.

Як показує практика управління підприємствами в Україні і за її межами, особливості інформаційного забезпечення керівництва і працівників визначає та обставина, що всі вони вимушені ухвалювати управлінські рішення в умовах браку інформації і дефіциту часу для приведення її до такого вигляду, коли цю інформацію можна ефективно використовувати. Основними вимогами інформаційного забезпечення управлінської діяльності є висока точність пошуку, повнота інформації, підвищення рівня обґрунтованості аналізу і подальшого синтезу інформації після її обробки, забезпечення надходження синтезованої (в основному аналітичної) інформації в потрібний час і в зручній для використання формі або вигляді.

Список використаних джерел:

1.  Сардак С. Е. Науково-методичні основи управління розвитком виробництва у національній економіці: монографія / С .Е. Сардак, В. В. Джинджоян. – Дніпропетровськ : Інновація, 2010. – 175 с.

2. Сазонець О. М. Теоретичні засади економіки та організації корпоративних інформаційних систем : монографія / О. М. Сазонець. – Дніпропетровськ : Вид-во Дніпропетр. нац. ун-ту, 2007. – 200 с.