WEB-ресурс научно-практических конференций

Саламатова А.О.

м.Київ

НЕФОРМАЛЬНІ СТРУКТУРИ ОРГАНІЗАЦІЇ: ЗАГРОЗИ, ВИГОДИ ТА ОСОБЛИВОСТІ УПРАВЛІННЯ

Аналізуючи різноманітні визначення поняття «організація», можна зупинитися на тому, що організація є місцем, де люди будують відносини та взаємодіють. Тому в кожній організації існує, окрім формальних, тісне переплетення неформальних груп та організацій, що були створені без втручання керівництва. За визначенням А.І. Пригожина, неформальна структура організації «представляет собой спонтанно сложившуюся систему социальных связей, норм, действий, являющихся продуктом более или менее длительного межличностного и внутригруппового общения» [2, С. 73].

Метою написання даних тез є аналіз неформальних структур організації, виявлення їхніх потенційних загроз і вигод у діяльності та надання пропозиції щодо управління ними.

В основі неформальних відносин знаходяться відносини не між встановленими посадами, а між конкретними індивідами. Неформальні зв’язки існують завжди, оскільки майже неможливо утиснути до посадової інструкції всі особливості реального життя. Ці неформальні об’єднання часто здійснюють сильний вплив на якість діяльності та організаційну ефективність. Таким чином, проблема існування та взаємного впливу формального і неформального в організації має велике значення у сучасному менеджменті.

Необхідність в існуванні неформальної організації як елементі будь-якої організації обумовлена багатьма факторами, серед яких можна виділити наступні: неможливість стандартизувати всю сукупність взаємовідносин, що виникають з приводу трудової діяльності; неминучість виникнення в організації непередбачуваних обставин, що потребують прийняття нестандартних рішень; необхідність відпрацювання нових стандартів поведінки, що спочатку виникають саме у неформальній структурі, а потім поширюються і на решту організації тощо.

Таким чином, неформальна організація побудована на системі соціальних обмінів, що здійснюються на міжособовому рівні або на рівні первинних соціальних груп, що не відносяться до ієрархічних формальних зв’язків. Неформальні групи створюються не шляхом розпоряджень керівництва та формальними постановами, а членами організації відповідно до їхніх взаємних симпатій, загальних інтересів, однакових звичок тощо. Дані структури існують у всіх організаціях, хоча вони не представлені у схемах, що відображають будову організації та її структуру.

До числа проблем, що пов’язані з існуванням неформальних груп, відносяться такі: зниження ефективності праці, розповсюдження хибних чуток та тенденція опиратися змінам. Одним з найважливіших наслідків функціонування неформальної структури можна вважати створення неформальних асоціацій членів організації – коаліцій, що представляють собою первинні соціальні групи. Вони побудовані на міжособових відносинах, а їхні члени пов’язані між собою взаємними зобов’язаннями. Коаліції можуть бути надзвичайно активними та діяти як єдине ціле для досягнення цілей неформальних лідерів або тільки членів даної коаліції. На думку багатьох дослідників організації, коаліції часто являють собою загрозу для престижу високого керівництва організації. Тому необхідно визнавати існування неформальних груп та розуміти, що знищення їх призведе до знищення і формальної організації.

Проте неформальні структури можуть бути і корисними для досягнення організацією своїх цілей. Так, постійне спілкування спеціалістів між собою в межах неформальної структури може призвести до виробки важливих управлінських рішень, створення нових видів продуктів або послуг, підвищення мотивації та посилення неформального контролю за діяльністю окремих працівників. До потенціальної користі від існування таких структур належать також велика відданість організації, високий дух колективізму та більш висока продуктивність праці, що спостерігається у випадку, коли групові норми перевищують офіційно встановлені.

Керівникам необхідно узгоджувати вимоги неформальних структур організації з вимогами керівного апарату. Дана необхідність стимулює менеджерів до пошуку нестандартних прийомів управління людьми або використання наявних прийомів більш ефективно з метою отримання потенційних вигод та зменшення негативного впливу неформальних груп. Серед різноманіття методів впливу на неформальні структури, що можливі в організації, можна виділити декілька основних.

Зокрема, проведення консультацій з групою замість спроби нав’язати їй рішення керівництва говорить про повагу до її гідності та окремої людини, а також послаблює опір змінам з боку неформальної структури. Консультації є важливим механізмом захисту групових цінностей, оскільки вони дозволяють групі заздалегідь окреслити свої цілі та запобігти рішенням, які у разі прийняття були б неодмінно відмінені, але вже зі шкодою для престижу керівництва. Крім того, консультації дозволяють уникнути непопулярних рішень, що здатні були б здійснити настільки руйнівний вплив на моральний дух, що б знівелювало будь-які можливі переваги від цих рішень.

Ще одним методом є навчання та навіювання, що пояснюється необхідністю організації переконати своїх працівників, що те, що сприяє досягненню цілей організації, найкращим чином сприяє і досягненню цілей окремої людини. На низовому рівні це зводиться до пояснення працівникам причин, через які здійснюється те або інше призначення, або того, як їхня праця співвідноситься з важливими цілями організації.

Необхідним елементом впливу на неформальні структури організації є лояльність. Керівництво організації намагається досягти ототожнення працівників з організацією шляхом створення клубів керівних працівників, проведення конференцій та зустрічей, організації харчування тощо. Такі зусилля спрямовані на створення базової групи керівників з тим, щоб вибороти лояльність до окремого керівника у колективу, яким він керує.

Переведення працівників на інше місце роботи також може мати позитивні наслідки для діяльності організації. Багатообіцяючим механізмом укріплення лояльності членів організації та посилення їхнього ототожнення з організацією є практика частих переведень працівників з одних підрозділів до інших. Це має призвести до виявлення в організації значної кількості людей, які мають різноманітний досвід, що сприяє їхній самоідентифікації з більш великими структурними підрозділами.

Розміщення кабінетів працівників компанії відіграє велику роль у формуванні та існування неформальних структур. Як відомо, працівники зустрічаються та найчастіше встановлюють неформальні відносини з тими, хто працює поруч з ними. Тому формуванню дійсного керівного апарату відділу або управління може сприяти розміщення керівників в одному місці або на одному поверсі.

По відношенню до неформальних структур в організаціях часто застосовується такий метод подолання їхньої складності як формалізація. Поняття формалізації слід розуміти як закріплення об’єктивних елементів соціальної дійсності у єдиних зразках. В такому разі формалізації не виходить за межі змісту об’єкта, оперує матеріалом самої дійсності та є тотожною стандартизації поведінки.

Формалізація в цьому разі виступає у вигляді постійних зразків поведінки, що свідомо створюються, і в якості елементів організованості. Цим шляхом організація будується як безособова структура. Найважливішою ознакою цього способу організованості є договірне документальне закріплення таких функцій, регуляторів, зв’язків у єдиній системі правових, технологічних, економічних та інших норм. Аналіз і формалізація бізнес-процесів дозволяють чітко розмежувати функції підрозділів та відділів, виокремити основні зони відповідальності, описати зв’язки між підрозділами, формалізувати інформаційні потоки всередині організації та визначити основні точки контролю. Результат формалізації проявляється, зокрема, у концентрації організаційної діяльності, в стабільності функціонування організації, у можливості прогнозувати функціональні процеси в ній, в економії організаційних зусиль тощо.

Таким чином, оскільки будь-які організації складаються з груп, керівнику необхідно добре розбиратися в особливостях виникнення і розвитку формальних і неформальних структур. Сучасний менеджер має розуміти важливість існування неформальних груп. Він повинен намагатися забезпечити тісну взаємодію між формальними та неформальними підрозділами організації, оскільки це безпосередньо впливає на якість виконання робіт і на відношення працівників до керівників.

Задля підвищення ефективності роботи всієї організації, подолання потенційних проблем та отримання вигод неформальних структур, керівництво повинно визнавати неформальну групу, працювати з нею, прислуховуватися до думки неформальних лідерів і членів групи, враховувати ефективність рішень неформальних груп та дозволяти їм брати участь у прийнятті рішень.

Література

1. М юллер А.П., Кизер А. Организационная коммуникация. - Харьков: Гуманитарный Центр, 2005.

2. Пригожин А. И. Социология организаций. - М.: Наука,1980.

3. Спивак В.А. Современн ые бизнес коммуникации. – Санкт-Петербург: Питер, 2001.

4. http://www.anticrisis.ru/03_34_05.htm