Уваров С.В.

Уральский государственный экономический университет, г.Екатеринбург, Российская Федерация

Электронный документооборот на предприятии как система управления

На сегодняшний день на рынке электронного документооборота предлагается достаточно большой выбор автоматизированных систем для управления различными процессами на предприятиях: бухгалтерский учет; создание и моделирование проектов; согласование, подписание документов; поиск, хранение и обработка документации и другие. Все эти комплексы носят название «система управления документооборотом на предприятии».

Любое предприятие имеет определенную цель, то есть желаемое состояние системы. В свою очередь, если существует цель, то должны быть определены и реализованы функции управления, при помощи которых эти цели будут достигаться [3].

Реализация функций управления, требует определенных затрат вре­мени, труда и сил, но в результате объект управления фиксирует желаемое состояние или   определенную совокупность управленческих действий, которые, в свою очередь, обеспечивают достиже­ние поставленных целей путем преобразования ресурсов на «входе» в продукцию или услуги на «выходе» системы .

К функциям управления относятся: организация работы; координация и регулирование; контроль, учет, анализ; мотивация; прогнозирование и планирование; нормирование [1, с. 77].

Таким образом, необходимо проанализировать, можно ли относить электронный документооборот к системам управления, то есть, реализованы ли в этих системах функции управления. Рассмотрим реализацию каждой функции управления отдельно:

1. Организация работы. На каждой стадии процесса внедрения системы управления электронным документооборотом должен расширяться круг его участников [3]. Всеми действиями, направленными на организацию работы в системе электронного документооборота: созданием номенклатуры дел, отслеживанием движения документов на предприятии и другими обычно занимается специальное подразделение – служба документационного обеспечения управления. Очень часто в состав этого подразделение входят ИТ специалисты, которые отвечают за работоспособность сервера, за наличие на клиентском месте правильно установленного оборудования, следят за корректностью маршрутов прохождения документов от одной инстанции к другой, контролируют настройки системы, то есть занимаются технической поддержкой бесперебойной работы функционала системы.

  Таким образом, на предприятии обязательно должна существовать служба, которая будет заниматься организацией работы в системе электронного документооборота, реализовывать регламенты по работе с распорядительными документами, служебными записками, с исходящей и входящей документацией, проверять исполнение поручений руководства за определенный период и др.

  Электронный документооборот на предприятии должен обладать функциональными возможностями – системой администрирования, которая может существенно облегчить работу службы документационного обеспечения управления. Именно при помощи этого функционала производится организация работы в системе управления электронным документооборотом.

2. Координация и регулирование. Современные системы документооборота позволяют координировать маршруты движения документов, последовательность шагов по инстанциям, то есть, при создании определенного вида документа система создает   маршрут движения, в котором указаны обязательные участники для данного вида деятельности в соответствие с правилами внутреннего распорядка на предприятии.

Обычно все системы документооборота имеют актуализированный справочник сотрудников предприятия, позволяющий выбрать адресата документа, визирующих или сотрудников, которые получат доступ к документу.

Система, наряду с фиксированными шаблонами, должна обладать определенной гибкостью, то есть пользователь должен иметь возможность регулировать настройки своего документа: менять необходимые параметры движения; возвращать документ при первом несогласии визирующего или после истечения всего процесса согласования; настроить возможность автовизирования документа, если согласующий не взял его в работу в течение установленного срока; возвращать документ на доработку и добавлять участников на любой стадии его движения и т.д.

3. Контроль, учет, анализ. В функции отдела документационного обеспечения управления входит контроль исполнения задач, поставленных руководителями своим подчиненным. То есть система управления документооборотом должна предоставлять возможность за определенный промежуток времени формировать отчет, в котором будет указано, какое количество поручений было дано тому или иному исполнителю, сколько таких задач было выполнено в срок, а какие были просрочены.

  Анализируя подобного рода отчеты, отдел документационного обеспечения управления, может провести подробный анализ количества документов, поступающих в определенное подразделение и выходящих из него. Если их количество мало, то необходимо понять причину неэффективного использования системы документооборота, выяснить, с чем это связано и устранить проблему, восстановив тем самым работу структурного подразделения. Такие проблемы могут быть связаны со многими причинами: нежелание работать в системе электронного документооборота; сложный или недружелюбный интерфейс; недостаточное обучение сотрудников правилам пользования системы; отсутствие грамотно написанной документации и др.

4. Мотивация. На многих предприятиях достаточно давно существует рейтинговая или бальная система оценки персонала [2, с. 49].

Обычно, если на предприятии установлена система электронного документооборота, данные по количеству созданных документов и по количеству выполненных поручений по этим документам в срок используют при годовой или квартальной оценке либо сотрудника, либо всего структурного подразделения в целом. На основе совокупных данных происходит расчет квартальной или годовой премии,   рассматривается возможность кадрового повышения, увеличение объема оплаты труда и наоборот, если есть большое количество невыполненных заданий, поручений, то предусматриваются наказания   в виде лишения премии, замечаний, выговоров и даже увольнения.

5. Прогнозирование и планирование, нормирование. На предприятии могут сосуществовать несколько видов систем управления документами. В зависимости от направления деятельности необходимо выделить следующие виды систем управления документами: бухгалтерские, кадровые, CRM ( Customers Relationship Management – управление взаимоотношениями с клиентами), ERP ( Enterprise Resource Planning — управление ресурсами предприятия ), а также смешанные решения.

  Функцию прогнозирования и планирования можно отнести к бухгалтерскому, смешанному документообороту или к ERP системам. При помощи этих электронных систем можно осуществлять планирование различных процессов: распределять денежные средства на период времени; создавать список проектов на будущие периоды по каждому структурному подразделению; прогнозировать, какое количество работников необходимо вывести на аутстаффинг или аутсорсинг; рассматривать увеличение или уменьшение оплаты труда в зависимости от изменений   конъюнктуры рынка и т.д.

  Другие структурные подразделения – логистика, отдел продаж могут планировать какие виды товаров, в каком количестве необходимо закупить или произвести для реализации в соответствие со спросом и пожеланиями населения в предыдущие периоды и на основе сезонных изменений.

Таким образом, электронный документооборот представляет собой систему управления на предприятии, так как в функционале присутствует реализация всех вышеперечисленных функций управления. При использовании на предприятии подобного рода системы удовлетворяются следующие потребности пользователей:

- реализация работы с документами (создание, оперативный доступ, возможность хранения архивных данных, поиск информации и др.);

- возможность координации и регулирования действий персонала по любому виду документов;

- контроль, учет, анализ выполненных работ, возможность составления отчетов по деятельности работников различных структурных подразделений за определенный период времени;

- увеличение мотивации сотрудников в зависимости от итогов работы в соответствие с отчетными данными;

- возможность планирования закупок и продаж, распределение денежных средств на будущие периоды, управление взаимоотношениями с клиентами, нормирование распределения ресурсов предприятия и т.д.

Список использованных источников:

1. Райзберг Б.А. Назначение и виды управленческой деятельности / Б.А. Райзберг , Л.Ш. Лозовский // Экономика и управление: словарь. – М.: Моск . психолого-социальный институт, 2005. – 488 с.

2. Чеглакова Л.М. Изменения в практике управления персоналом на современных промышленных предприятиях / Л.М. Чеглакова // Социологические исследования. – 2007. – № 5. – С. 46-52.

3. Поршнев А.Г. Выбор и анализ функций управления /   А.Г. Поршнев // Центр дистанционного образования Элитариум [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://elitarium.ru/2010/03/31/vybor_analiz_funkcijj_upravlenija.html. – 2010. – 31 марта.