WEB-ресурс научно-практических конференций

ПІДВИЩЕННЯ КЕРОВАНОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ НА ОСНОВІ СИСТЕМНОГО ПІДХОДУ

Н.С. Боклан

Київський національний університет імені Тараса Шевченка

Сьогодні здійснення всіх функцій управління повинно відбуватися одночасно, у тісній взаємодії менеджерів та з використанням системного аналізу, який за Сучасним економічним словником є сукупністю методів та засобів дослідження складних, багаторівневих і багатокомпонентних систем, об’єктів, процесів, що спираються на комплексний підхід, врахування взаємозв’язків і взаємодій між елементами системи [1, с. 312]. Тому можна говорити про існування тісного взаємозв’язку між підходами у менеджменті та про єдність сукупності всіх елементів організації і управління нею. Традиційно головна задача менеджера – поступово системно зрозуміти всю організацію в індивідуальних умовах її існування. Таким чином, можна погодитись з М. В. Локтіоновим, що теорія загального системного управління – концепція, що охоплює всю організацію, від вищого управлінського керівника до низових рівнів [2, с. 19]. Однак, особливою проблемою для будь-якої організації сьогодні є забезпечення їй конкурентоспроможного місця на ринку, що вимагає докладного дослідження системи управління підприємства.

Боротьба за ринок сьогодні вже складається не лише з одного покращення якості товару та зниження його ціни. Одночасно з утворенням висококонкурентного, насиченого товарами і послугами ринку відносини зі споживачами отримали новий характер. Хоча проблеми комплексного удосконалення управління підприємством вже багато разів розглядались і були спроби до їх вирішення, але у зв’язку з динамічними змінами середовища функціонування підприємства необхідно внести корегування у запропоновані рішення і методики, що застосовуються.

Різноманітність системних методів виявлення та дослідження організаційних проблем викликає необхідність аналізу застосування системного підходу і, відповідно, постає завдання дослідження втрат, що припускаються через неефективність менеджменту, вивчення і створення типології організаційних проблем, для яких найефективніші ті чи ті види системного підходу. Для цього потрібно переосмислити розвиток системного підходу в умовах інформатизації та глобалізації суспільства.

Отже, з позиції системного підходу будь-яке підприємство може бути розглянуто як складна відкрита система управління. У літературі з управління за звичаєм використовують визначення поняття "система управління організацією, підприємством" на основі елементів цієї системи. Ці елементи і зв’язки між ними пропонується розглядати як предмет удосконалення управління. При цьому конкурентоспроможність підприємства залежить в першу чергу від того, наскільки чітко і швидко ця система реагує на управляючий вплив в межах двох своїх режимів роботи - функціонування і розвитку. [3, с. 24] Управляючий вплив формується в результаті набутих знань і отриманої менеджерами інформації. Від ступеню її надійності, достовірності та релевантності залежить її цінність, інтелектуальна потужність всієї системи управління і, як наслідок, підвищується рівень конкурентоспроможності підприємства.

Методологія дослідження системи управління організацією складається з трьох основних послідовних елементів [3, с. 3-5]:

1) існуюча система управління;

2) інформація;

3) технологія дослідження системи управління.

Остання складається з таких елементів як:

· побудова моделі системи управління,

· оцінка стану системи управління,

· діагностика системи управління, тобто виокремлення ключових проблем,

· розрахунок характеристик системи управління,

· постановка діагнозу,

· з’ясування і усунення організаційних проблем.

У відповідності до сучасної парадигми, управління спрямовано на підвищення рівня організації системи управління та зменшення невизначеності функціонування об’єктів управління, підвищення рівня керованості. Вищий рівень керованості означає кращу спроможність та результативність об’єкту управління сприймати управляючий вплив менеджерів. [3, с. 30]

Безумовно, ключовою ланкою в процесі дослідження системи управління, власне як і в процесі управління, є інформація. Однак правильно розпорядитися нею можливо лише при наявності відповідних фахівців, які спроможні оцінити, переробити, ефективно використати отриману інформацію. Такі можливості обумовлені особистісними характеристиками, знаннями та вміннями, що співробітники організації вже набули та підтримують на належному рівні. Саме кадри складають основну цінність у процесі формування ефективно працюючих бізнес-систем, котрими сьогодні є більшість організацій у світі. Але важливість кваліфікації та прагнення до розвитку не являються єдино вирішальними факторами успіху. Необхідно враховувати наявність перспективних інформаційних технологій (як апаратної, так і програмної їхніх складових), що є одними з основних утворюючих елементів системи управління. Вищеназвані чинники впливають на рівень інтелектуального потенціалу використання інформації в процесі управління. Та, як наслідок, формують інтелектуальну потужність системи управління, що надзвичайно важливо в сучасних умовах прямування людства до інформаційного суспільства.

На основі вказаного можна стверджувати, що з’являються такі умови управлінської діяльності, що посилюють значущість системного підходу для раціоналізації управлінської діяльності та проектування організації, а саме:

- активізація динаміки змін у середовищі існування організації;

- глобалізація економіки, інтернаціоналізація бізнесу, розмивання національних, регіональних кордонів, зростання та домінування на світових ринках транснаціональних компаній;

- необхідність постійних та глибоких перетворень і проектування організацій відповідно до системного підходу та використання структурно – функціонально - процесної організації бізнесу й управління;

- поширення інформаційного простору, необхідність удосконалення інформаційного забезпечення управління та застосування сучасних перспективних інформаційних технологій і систем;

- приділення особливої уваги творчому потенціалу працівників та людським ресурсам.

Тому, з точки зору сучасності, вітчизняну історію удосконалення систем управління можна поділити на декілька етапів:

Перший етап - наукова організація праці. До цього етапу відносять період після Жовтневої революції 1917 року та 30-ті роки. Основні концепції раціоналізації управління першого етапу були спрямовані на удосконалення окремих елементів або підсистем (робочого місця, організаційної структури управління, діловодства тощо) системи управління. При цьому раціоналізація не торкалася економічних методів управління. На цьому етапі часткового удосконалення систем управління використовувались конкретні методи, головним чином запропоновані методологією наукової організації праці.

Другий етап - часткове удосконалення управління, який охоплює період Другої світової війни та післявоєнний період (40-60-ті роки включно). Конкретні методи на другому етапі удосконалення систем управління визначалися двома основними напрямами: підвищенням ефективності управлінської праці та скороченням обсягів робіт з управління. Обидва ці напрями представляли собою часткове удосконалення систем управління, що базувалося на методиці наукової організації праці. Однак, сфера удосконалення систем управління розширилася за рахунок раціоналізації планування і контролю, а також механізації та автоматизації управління.

Протягом 60-80-х років розвиток системного підходу відбувався у статиці та динаміці й часто був зосереджений на соціально-психологічних дослідженнях управління.

Третій етап - комплексне удосконалення управління, що відбувалося протягом 60-тих та на початку 70-х років. Удосконалення систем управління здійснювалося за трьома напрямами:

- економіко-організаційний, який охоплював удосконалення форм та методів управління,

- організаційно-трудовий, до якого відносили удосконалення організації управлінської праці,

- інформаційно-технічний, який складався з впровадження засобів обчислювальної та організаційної техніки, електронно-обчислювальних машин в управління (автоматизованих систем управління – АСУ), а також в межах впровадження економіко-математичних методів.

При такому підході здійснювалося часткове удосконалення управління, лише його окремих сторін: організації та умов управлінської праці; організаційної структури, економічних та організаційних методів управління; механізації та автоматизації управлінської праці. При цьому практично не торкалися основ вже існуючої організації планування та управління виробництвом. Комплексне удосконалення управління на усіх напрямах третього етапу охоплювало головним чином удосконалення організаційних форм, методів, технологій та техніки управління.

Четвертий етап - комплексне удосконалення управління на основі системного підходу. Цей період охоплює час з середини 70-х років до 90-тих років. На четвертому етапі збереглися усі три напрями третього, при цьому методологічно системний підхід проявлявся як

- системно-структурний,

- системно-функціональний

- системний структурно-функціональний методи.

З точки зору економіко-організаційного підходу організація розглядалась як багатоцільова система, ланки якої повинні бути побудовані таким чином, щоб вони могли забезпечити успішне досягнення усіх цілей даного підприємства. Роль механізму, що забезпечує реалізацію встановлених цілей, відіграє структура управління, побудова якої здійснюється на основі системного аналізу. Такий підхід до удосконалення організаційних структур управління отримав назву системно-цільового. Але вважається, що він містить серйозні негативні моменти, як то:

- обмеження удосконалення організаційними структурами;

- взагалі виключення з розгляду удосконалення організації управлінської праці;

- відсутність методик взаємодії при впровадженні в управління обчислювальної та організаційної техніки;

- ототожнення організації, підприємства з системою управління, без врахування необхідності одночасного розгляду їх і як соціально-економічної та виробничо-господарської системи;

- формування організаційної структури управління на основі цілей.

Все це – так званий системно-структурний підхід, який призначений для статичних систем і не передбачає розгляду функціонування їх, а отже для динамічних управлінських систем не коректний.

Динамічні системи як у статиці, так і у динаміці з врахуванням видів діяльності різних структурних підрозділів для досягнення визначених цілей найбільш повно характеризує системний структурно – функціонально - цільовий підхід. Але треба мати на увазі, що формування організаційної структури управління треба здійснювати на основі не лише цілей організації, а й з врахуванням цілей її системи управління. Це необхідно тому, що згідно з принципами встановлення цілей та ієрархічності системного підходу кожна підсистема повинна мати власну ціль, інакше нема передумов для її виокремлення як підсистеми, і ця ціль повинна мати підпорядкований характер відносно мети системи.

Організаційно-трудовий напрям на четвертому етапі удосконалення систем управління характеризувався також спробами використання системного підходу при удосконаленні управління за допомогою розробки технології управління і методики класифікації функцій управління, тобто системно-функціонального аналізу. Сутністю останнього є визначення параметрів структури функцій управління, їх змісту та використання математичних і графічних засобів відображення функцій.

Формалізація в даному випадку дає змогу порівнювати функції в однорідних підрозділах системи управління, співставляти виконану роботу з встановленою і оцінювати раціональність функціонального навантаження структурних підрозділів управління та їх працівників. Формалізація функцій управління передбачає:

- визначення змісту кожної функції по предмету діяльності, характеру роботи апарату управління і розподілу функцій по системі управління;

- встановлення структури функції, що передбачає її поділ на підфункції, операції і зведення функцій у групи;

- побудову класифікатора функцій управління для усіх підрозділів апарату управління.

Системно-функціональному методу удосконалення управління притаманні два великих недоліки: по-перше, цей метод має однобічну спрямованість – на удосконалення процесу управління, прямо не торкаючись організаційної структури. І, по-друге, основа цього метода: класифікація функцій - не забезпечує оптимального представлення всієї сукупності управлінських процесів конкретної системи управління.

Удосконалення управління в інформаційно-технічному напрямі на четвертому етапі здійснювалося на основі розвитку ідеї економіко-організаційної моделі, з побудови якої починається дослідження підприємства. Основу управління підприємством складають економічні та організаційні форми і методи, які визначають зміст інформації. Звідси можна зробити висновок про необхідність і першочерговість проектування науково обґрунтованих організаційних форм та використання економічних методів управління, у залежності від яких здійснювати розробку інформації та її обробку за допомогою засобів комп’ютерної та організаційної техніки. При цьому необхідно враховувати зворотній вплив засобів телекомунікаційної техніки на форми і методи управління. На цьому етапі виникла необхідність поєднання удосконалення управління і управлінської праці зі створенням автоматизованих систем управління підприємством.

Період 80-90-х років характеризується появою організацій, що самонавчаються та адаптуються до змін, розвитком бенчмаркингу, який являє собою процес порівняння, проектування та впровадження провідного досвіду компаній-лідерів. Протягом цього періоду основними об’єктами досліджень стали управлінські відносини, організаційна поведінка і культура, ситуаційність існування та функціонування, зміни та розвиток організацій.

П’ятий етап -– це період застосування інтегрованої концепції удосконалення управління на основі системного, ситуаційного та сучасного розгляду процесного підходів, - відбувається з кінця ХХ століття і до сьогодення. Прогнози спеціалістів на ХХІ століття сходяться на думці, що актуальним буде активний розвиток індивідуалізованої поведінки організацій на основі одночасного застосування інструменту бенчмаркингу, одного з принципів диференціації: «стандартизація – де можливо, різноманітність – де необхідно» та підвищенні ролі інформації й знань.

Діючі системи управління, що склалися в умовах екстенсивного розвитку економіки, накопичили немало негативних якостей, які відповідно викликали у системі управління цілу низку негативних наслідків і навіть до цього часу не були достатньо враховані при реформуванні. До їх складу можна віднести такі:

- ускладнилися та деформувалися організаційні зв’язки і відносини, у результаті чого вони втратили необхідну впорядкованість. Наприклад, права та відповідальність управлінських працівників не завжди узгоджені між собою і часто мало пов’язані з їх задачами та обов’язками.

- інформаційна система управління, що історично склалася, з одного боку має надлишкові данні, з іншого - в ній, як правило, відсутні необхідні данні в достатній кількості та належному вигляді.

- обсяг інформації, що переробляється, перевищив ту межу, коли ще можна було забезпечити апарат управління необхідними для прийняття задовільних управлінських рішень даними, зібраними нашвидкуруч і переробленими традиційними методами.

- просто задовільні управлінські рішення вже не в змозі забезпечити необхідну ефективність управління. Для її досягнення потрібні оптимальні рішення, пошук яких традиційними методами практично неможливо здійснити.

- підвищення ефективності управління потребує не тільки удосконалення організації спільної праці працівників апарату управління, але й більш досконалої організації індивідуальної управлінської праці, покращення її планування, контролю, обліку і оцінки.

В багатьох випадках відсутність застосування сучасних перспективних інформаційних технологій і систем викликало не тільки кількісний, але й якісний розрив у забезпеченні та обслуговуванні інформацією систем управління.

Названі негативні моменти системи управління є важливим джерелом гострої необхідності її удосконалення. У зв’язку з цим на 5-ому сучасному етапі особливу актуальність набирають теоретико-методологічні питання підвищення керованості та побудови цілостних систем управління підприємствами та організаціями в умовах загострення соціальних аспектів управління, досягнення високого ступеню конкуренції, науково-технічного прогресу, інформатизації. Щоб позбутися однієї з головних причин такої невідповідності потрібно змінити практику вдосконалення управління, що склалася і відповідно до якої раціоналізація управління здійснюється за окремими напрямами. Системний підхід вимагає вміння виділити основні фактори впливу на розвиток організації як системи і побудувати їх ієрархію відповідно до цього. Тому, у зв’язку з методологічними труднощами прямого визначення ефекту систем управлі??ня, пропонується досліджувати питання оцінки ефективності систем управління на основі інформаційної складової та застосувати до них кількісні методи опосередкованої оцінки організаційно-інформаційного рівня розвитку системи управління.

Література:

1.Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь. – М: ИНФРА-М, 1996. – 496 с.

2. Локтионов М.В. Системный подход в менеджменте. – М.: Генезис, 2000. – 288 с.

3. Долятовский В.А., Долятовская В.Н. Исследование систем управления. - М.: ИКЦ "МарТ", Ростов н/Д.: Издательский центр "МарТ", 2003. - 256 с.